Vermeiden Sie diese drei Fehler
Lernen Sie, das Social Intranet von Beginn an bestmöglich zu nutzen
Erfolgreiche Unternehmen brauchen engagierte Mitarbeitende. Wie bekommt man die und was kann man automatisiert und aktiv tun, um die Mitarbeitenden nachhaltig für das Unternehmen zu begeistern? Zum Glück gibt es eine Software, welche dieses Ziel optimal unterstützt.
Haiilo (ehemals Coyo) ist ein weltweit führender Softwareanbieter für die interne Kommunikation. Das Social Intranet von Haiilo ist nur ein Baustein von Haiilo, um softwaregetrieben dafür zu sorgen, dass die Mitarbeitenden sich wohl an ihrem Arbeitsplatz fühlen und Kollaboration und Social Sharing funktionieren. Es ist daher wenig überraschend, dass Haiilo als herausragendes Tool im Bereich Employee Engagement von immer mehr Firmen als Erweiterung der internen Software in Betracht gezogen wird.
Bei der Einführung von Haiilo (früher Coyo) kann es allerdings einige Stolpersteine geben, die die Einrichtung erschweren. Um das Produkt möglichst optimal einzuführen und mögliche Probleme von Beginn an zu umgehen, empfehlen wir Ihnen die Lektüre dieses Blogartikels.
Lernen Sie von uns, welche Probleme häufig vorkommen und wie Sie diese vermeiden.
Vor allem bei der Vorbereitung und der Einrichtung für Neukunden zeigen sich drei typische Fehlerquellen. Als exklusive Partner im DACH-Raum und Anwender konnten wir mit Kunden aus den verschiedensten Branchen Erfahrungen bei der Implementierung sammeln. Profitieren Sie von unserer Erfahrung.
Wenn die Fehlerquellen erst während des Einführungsprozesses thematisiert werden, gefährden Sie die erfolgreiche und vor allem zeitnahe Nutzung der Software.
Sie haben beschlossen, Haiilo einzuführen? Sie überlegen noch, ob sich die Anschaffung lohnt? Wir raten Ihnen, diese drei häufigen Stolpersteine direkt auf dem Radar zu haben:
Problem 1
Der Aufwand für die Grundkonfiguration wird unterschätzt
Fest steht, dass Haiilo ein mächtiges Tool mit vielen Funktionalitäten ist. Dennoch gehört etwas logistische Planung dazu, um die Grundkonfiguration sauber vorzunehmen, damit die Möglichkeiten wirklich voll ausgeschöpft werden – von Beginn an.
Auch wenn sich schnell Anpassungen vornehmen lassen, können nicht berücksichtigte Aspekte im Nachgang unnötige Nacharbeiten nach sich ziehen.
So vermeiden Sie das Problem
Unsere Erfahrung zeigt: Gerade in Kommunikation- und Personalabteilungen, sowie Geschäftsführung sehen das Thema „Technik“ mehr lästiges Übel, denn als eine Grundvoraussetzung. Und das Team der IT? Keine Ressourcen und „es sind ja eh nur ein paar einfache Webseiten mit bunten Bildern. Das geht doch nebenbei.“ NEIN! Ein modernes Social Intranet erfordert ein interdisziplinäres Zusammenspiel um die diversen Facetten und Dimensionen gleich zu Beginn eines möglichen Projektes zu beleuchten und auf Basis von Best-Practice Ansätzen nachhaltig aufzubauen – und eine entsprechende Koordination zwischen technischen und inhaltlichen Stakeholdern.
Die Lösung: Klären Sie frühestmöglich, wer an der technischen Implementierung beteiligt sein wird und welche internen Ressourcen hierfür zur Verfügung stehen.
Problem 2
Integration bestehender Systemlandschaften wird nicht eingeplant
Wir konnten in unseren bisherigen Haiilo Projekten beobachten, dass den Kunden nicht von Beginn an klar war, inwiefern Haiilo gemeinsam mit bestehenden Systemen genutzt werden kann. Es empfiehlt sich ganz klar, die Integration sofort vorzunehmen – vor allem bevor die ersten Mitarbeitenden geschult werden. Wird erst geschult und anschließend erst dafür gesorgt, dass Anbindungen an Google Workspace, Microsoft Teams etc. erfolgen, kann dies zu Missverständnissen in der Kommunikation mit dem team führen.
So vermeiden Sie das Problem
Stellen Sie sicher, dass der Rollout im Team erst erfolgt, nachdem alle für Sie relevanten Integrationen erfolgt sind. Durch die frühe Integration in bestehnde Systeme wird die Nutzung von Haiilo erleichtert und die Mitarbeitenden müssen sich nicht auf verschiedenen Ebenen gleichzeitig an eine neue Software gewöhnen.
Problem 3
Kontinuierliche Auseinandersetzung mit der Software erfolgt nicht
Haiilo ist ein extrem agiles Unternehmen, welches die eigene Software stetig und ständig weiterentickelt. Um das Potenzial voll auszuschöpfen ist es unerlässlich, Prozesse und Verantwortlichkeiten zu definieren, um mit den Updates und neuen Möglichkeiten am Ball zu bleiben. Andernfalls wird die Investition nicht bestmöglich ausgeschöpft – was aus Unternehmenssicht durchaus äergerlich sein kann.
So vermeiden Sie das Problem
Kontinuierliche Evaluation und Verbesserung sind notwendig, um sicherzustellen, dass die Software den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Sammeln Sie gezielt und regelmäßig Feedback von den Mitarbeitenden, um Verbesserungen vorzunehmen. Um generell sicherzustellen, dass Haiilo immer auf dem neuesten Stand ist, müssen Inhalte regelmäßig aktualisiert und gepflegt werden. Legen Sie fest, wer für die Verwaltung der Inhalte verantwortlich ist und welche Prozesse dabei eingehalten werden müssen. Hören Sie bitte niemals auf, sich über die Weiterentwicklungen von Haiilo schlau zu machen! Haiilo kommuniziert geplante Updates und neue Features für die Software öffentlich im eigenen Blog – es lohnt sich wirklich, dort regelmäßig reinzuschauen, um dann die neuesten Innovationen gleich im eigenen System zu nutzen!
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